工作电话礼仪篇
2019/07/10    来源:文明四会     点击:1638   

       电话在我们日常工作、生活中运用频繁,被现代人公认为便利的通讯工具。就算隔着信号,我们也能通过声音推测对方的行为,电话不仅仅是一个传递信息的工具,还在很大程度上体现通话者个人的修养和素质,今天我们一起来学习一下电话的礼仪。
 
       拨打电话
 
       择时通话
 
       通话时机的选择看似平常,实际上很重要。有的人只以自己的情况为判断标准,选择自己方便的时候拨打电话,这实际上是对通话对象不够重视、尊重的表现。设身处地地考虑对方的情况,是选择通话时机的基本原则。
        休息时间尽量别打电话
       严格地讲,晚上10点之后,早上7点之前,没有什么特别的急事不要打电话。万一有急事打电话,最好要先说一句“抱歉,事关紧急,打搅你了! ”
        就餐时尽量别打电话
        现代人工作繁忙,通常中午只有一个小时的吃饭时间,如遇电话,岂不影响食欲?
节假日尽量别打电话
        在工作中遇到紧急情况,应该随时与有关部门和人员电话联络,但也要注意把握分寸。
 
        简短通话
 
        在日常生活中拨打电话,有多少事就说多长时间,说清楚为止。但是,工作电话通话时间是宜短不宜长,要长话短说,废话少说,没话不说,一定要有时间观念。
 
        通话内容
 
        正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成重要电话列提纲的习惯。电话接通后要自我介绍一下,列出通话的事项,先讲重要的事情,后讲次要的事情。
 
        礼貌挂机
 
       首先,要了解怎样暗示对方终止通话。其标准化的做法就是重复要点,比如:“陈老师,那我们这次就说好了,请您下个星期一参加我们单位的专家论证会。按照我们约定的,我下周一早晨8点到您家楼下,接您过来。”这就是重复要点的方法。
      其次,要熟知挂机的顺序。从礼仪角度来说,通话完毕应该由上级先挂,客人先挂。如遇特殊情况,即通话双方职务一样,性别相同,年龄相仿,此时一般就是谁先拨打谁先挂断。
 
        安全使用
 
        从保密的要求来讲, 一个有经验的工作人员是不应该用手机来传送重要信息的,尤其是在国际交往中。此外,还要注意遵守安全规范,比如开车的时候不玩手机,乘坐飞机时手机要关机,在加油站附近和病房内不使用手机等。
 
        接听电话
 
        准备工作
 
        接听电话前,要准备好记录工具,例如笔和纸、手机、电脑等。如果没有准备好记录工具,那么当对方需要留言时,就不得不要求对方稍等一下,让宾客在等待,这是很不礼貌的。
 
        及时接听
 
       拨打电话要注意“通话3分钟”原则,而接听电话则要遵循“铃响不过3声”原则,及时接听电话,尤其是有约在先的电话。
 
         确认身份
 
      对方打来电话,一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者没听清楚,就应该主动问:“请问您是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”
 
        注意态度
 
        当我们接听到对方拨错的电话,首先仍然要向对方问好,说明电话拨错了。然后要将本单位的电话号码重复一下,让对方验证。
 
        礼貌用语
 
        1. 您好!这里是×××,请问您找谁?
        2. 我就是,请问您是哪一位?……请讲。
        3. 请问您有什么事? (有什么能帮您?)
        4. 您放心,我会尽力办好这件事。
        5. 不用谢,这是我们应该做的。
        6. ×××同志不在,我可以替您转告吗? (请您稍后再来电话好吗?)
        7. 对不起,这类业务请您向×××部(室)咨询,他们的号码是……。(×××同志不是这个电话号码,他(她)的电话号码是……)
       8. 您打错号码了,我是×××,……没关系。
       9. 您好!请问您是×××单位吗?
      10. 请帮我找×××同志。
      11.对不起,我打错电话了。
      12.对不起,这个问题……,请留下您的联系电话,我们会尽快给您答复好吗?
 
        注意事项
 
        1. 不要一惊一乍,影响他人。
        2. 不要打断对方说话,如万不得已,需先表示抱歉。
        3. 不要用一边打电话一边干其他事以为别人不知道。
       4. 不要煲电话粥影响别人用电话。
        5. 不要在电话中“嘻嘻哈哈”,影响自己的职业形象。
 
“人无礼不立,事无礼不成”
小细节
大文明
接打电话礼先行
文明沟通益处多
树形象
赢尊重
礼貌用语伴我行
社交技能大提升