电话接打礼仪
2018-04-11 11:36:06   来源:铜仁文明网    点击:

1、拨打电话

环境。在拨打电话时拨打电话,一定要选择合理的通话环境。以嘈杂的吵闹声、电视声、婴儿哭闹声为通话背景是极为不礼貌的,容易使对方产生联想,影响通话质量。

时间。公事的通话时间尽量控制在上午9:00-11:00,下午14:00-16:00之间,这段期间是人们办公效率最佳时段。即便是私事,也要尽力避开对方休息及用餐时间,不要早于早8:00或晚于22:00,如遇紧急情况,电话接通后要先致歉。

等待。等待对方接听电话,一定不要让电话响太久,5-6声后仍无人接听应挂断,以免打扰另一方周围的人。

通话。一般而言,通话时间控制在10分钟内。如需长时间谈话,通话之初要告知对方并征求同意。

语言。得体的语言将紧凑的内容表达出来才能体现预期的效果。在拨打电话之前,尤其是打电话给重要人物时,列出提纲是非常重要的。拟出通话要点,理顺通话顺序,并准备好纸笔,以便随时记录。保证自己有条不紊,不会语无伦次。

结束。挂电话讲求顺序,平级之间通话一般是主动打电话一方有礼貌的先挂断,接电话方再挂断,以免对方有没有说完的话。但如果与上级、长辈通话,无论是发话人还是受话人,都应等对方挂断后自己再挂断。

2、接听电话

原则。接听电话的最佳时机是电话铃响2-3声时,既不会让对方感到突然,又不会让其久等。避免两个极端:宁死不接、一响就接。如果电话铃声响过6声接听,要第一时间致歉:“抱歉,让您久等了”。

确认。对方打来电话,一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚,就应该主动问:“请问您是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”

中断。结束通话时按照前面讲述的礼仪规范挂断电话,但如果自己恰巧有急事,需要终止通话,应礼貌向对方说明原因,请求对方原谅,并告知对方自己一有时间马上回电。

错打。经常有人打错了电话,反倒问你是谁,你的号码是什么。这实在是很过分的,这时要记住,把你的姓名和电话号码给一个陌生人绝对不是聪明之举!

公私分明。一般情况下,尽量不在办公环境进行私人通话,但若家人或朋友主动打来,应及时接听轻声交谈,长话短说,以免耽误工作及影响他人。

3、手机礼仪

放置。手机的最佳放置位置是随身公文包。而在商务场合,最不佳的位置是摆在桌子上,引人注目。拿在手里则显得累赘、不专业。

使用。通讯时代手机要保持畅通,公共场合遵守道德公约,不用怪异铃声,或调整成震动。值得注意的是,开车时不要接打电话,保障出行安全。个人隐私的内容不要存在手机里,以防泄露。

信息。在开会或访客接待时不要频繁查看新信息,设置好提示音,在活动结束后回复。

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